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告知书格式(通知的格式是什么)

 2022-08-27 23:50  阅读 14

摘要:一、概说 通知是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文,布置工作与周知事项时所用的一种下行公文,有时也是告知有关单位需要周

一、概说 通知是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文,布置工作与周知事项时所用的一种下行公文,有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。

二、写法 (一)发布性通知 法规性文件经有关部门制定以后,需要用通知的形式予以发布。

这类通知的正文一般包括四个方面的内容:一是文件的由来;二是文件名称;三是希望和要求;四是附件。

(二)指示性通知。

上级单位向下级单位对某一项工作的布置、要求、意见等往往用通知的形式传达。

这种通知带有指令性,必须有根据、有目的、有任务、有要求。

(三)传达性通知。

这种通知带有指示性、规定性,多用于上下级之间,职能部门与有关部门之间。

对通知中的有关精神,必须遵照办理、贯彻执行。

在写法上,一般是先交代问题的来龙去脉,再讲有关指示、意见、规定等,最后谈希望或要求。

(四)转发和批转性通知。

上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行,需要用通知的形式,这种通知叫转发型通知。

其写法一般有二种:其一是照转照发。

其二是除转发文件以外,再根据本地区、本部门的具体情况,提出一些具体要求和希望。

上级领导部门转发下属单位的来文,如报告、请示、意见等所用的通知称为批转型通知。

有的照批照转,有的加些指示性的意见。

(五)会议通知。

会议通知要求以极其简短的文字,写明会议名称、目的、内容(日期、时间、地点、出席对象以及对出席者的要求等)。

(六)任免通知。

即上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用。

有的行政机关负责人的任免,除向规定范围发通知外,还要向社会公布。

三、通知的结构和书写要求 各种类型的通知各有不同的写法。

以下介绍各类通知标题和正文的一般写法: 1.标题。

通知的标题有完全式和省略式两种。

完全式标题是发文机关、事由、文种齐全的标题,省略式标题则根据需要省去其中的一项或两项。

省略式标题有如下三种情况: (1)省略发文机关。

如果标题太长,可省略发文机关。

如“关于县级市经济管理权限的通知”,这个标题便省略了发文机关。

省略发文机关的标题很常见。

如果是两个单位以上联合发文,不能省略发文机关。

(2)省略多余的“关于”和“通知”字样。

发布性和批转性通知的标题由“发文机关+发布(批转、转发)+被发布文件标题+通知”构成。

被发布、批转、转发公文为法规、规章时,一般应加上书名号,有时由于被批转、转发公文标题中已有“关于”和“通知”字样,或者被批转、转发的公文标题比较长,这时,通知的标题一般可保留末次发布(批转、转发)文件机关和始发文件机关,省略去多余的“关于”和“通知”字样。

否则,就会出现一个标题中有多个“关于”和“通知”的现象,显得很长,读起来也拗口。

如:“××县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发〈××省人民政府关于转发人事部关于×××同志恢复名誉后享受××级待遇的通知〉的通知》”。

这个标题有四个层次,用了三个“关于转发”,两个“的通知”,很不顺口。

可把这个标题简化为“××县人民政府转发人事部关于×××同志恢复名誉后享受××级待遇的通知”。

至于被省、地区等转发过的内容,可在转发意见中交待清楚。

(3)省略发文机关和事由。

如果通知发文范围很小,内容简单,甚至张贴都可以,这样的通知标题可以省略发文机关和事由,只写文种“通知”二字。

2.正文。

通知的正文主要包括原由、事项、要求三部分。

主体在事项部分。

下面分别介绍几种通知正文的写法: (1)指示性通知的写法。

指示性通知的正文,一般先写发文的原由、背景、依据;在事项部分,或写发布行政法规、规章制度、办法、措施等,或写带有强制性、指挥性、决策性的原则(或指示性意见)、具体工作要求等。

指示性通知的事项,一般具有影响面较大、比较紧急和有一定的政策性的特点。

(2)批示性通知(批转、转发性通知)的写法。

批转与转发性通知正文写法大体相同。

可以把这两种通知称为“批语”,把被批转、转发的文件看做是通知的主体内容。

批语的内容主要有如下三个方面: 1)说明批转的目的或陈述转发的理由; 2)对受文单位提出贯彻执行的具体要求; 3)根据具体情况做出补充性的规定。

用通知批转或转发下级机关、不相隶属机关和上级机关的公文时,对被批转和转发的文件已起到了一种公布、认可或推荐的作用。

从构成上看,这种通知由批语部分和批转或转发文件组成,批语和被批转或转发文件都不能单独作为一份文件。

如果批语脱离被批转或转发文件,没有实际依托内容,不能单独行文;如被批转或转发文件离开批语则不能纳入通知的内容,不能体现发文单位的意图,没有批语予以的权威性和合法地位。

(3)事项性通知的写法。

事项性通知正文的写作,要使受文单位了解通知的内容(即事项),以及做什么,怎样做,有什么要求。

正文一般分三部分。

第一部分是开头,一般是说明为什么要发此通知,目的是什么。

第二部分是主体,即事项部分,将通知的具体内容一项一项列出,把布置的工作或需周知的事项,阐述清楚,并讲清要求、措施、办法等。

这类通知多数用于布置工作,因此也有人称之为“工作通知”。

第三部分是结尾,多提出贯彻执行要求,如“请遵照执行”,“请认真贯彻执行”,“请研究贯彻”等习惯用语,也有的通知结尾不写习惯用语。

写事项性通知,要开门见山,忌转弯抹角。

在叙述事项时,要突出重点,把主要的、重要的写在前面。

根据需要,主要的内容可详写,讲清道理,讲明措施,次要的内容则尽量简略,扼要交代即可。

在语言表达方面,通知主要以叙述为主,对下级单位提出要求。

有时可以适当做一些分析、说理。

但通知中的说理不像议论文的说理那样要有严密的逻辑性,只要抓住关键问题,用简洁的语言把道理阐述清楚即可。

(4)知照性通知的写法。

知照性通知的正文,只要写清楚行文的依据、目的和事项即可。

要求文字简练、明白。

(5)会议通知的写法。

会议通知依据其不同类型,有不同的写法。

通过文件传递渠道发出的会议通知,一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要的材料等

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