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校办制度

●校办公室主任职责

1、负责主持本室工作，按职责范围与全室同志共同完成以教学为中心的各项任务。

2、协助校领导审核种类教学、财务、基建、分配等计划和报表，提高校领导或校长办公会议审批。

3、与制度小组共同制定各种可行性制度。

4、协助校领导安排校务会议和校、系、所（中心）、处领导会议，组织检查会议决议的落实情况，调查研究，反馈信息。

5、在校领导指导下，会同有关部门做好校内财务审计工作，以及协调教学行政后勤方面的工作。

6、完成校长和学校领导交办的其他任务。

●校务办公室岗位职责

校务办公室是校长、党总支处理学校日常事务的工作部门，负责学校的人事、保卫、接待、档案（人事、文书、校史）、司机班以及部分全校性工作的具体组织管理工作。

校务办公室的工作人员应坚决执行党的方针政策，密切联系群众，为加强领导和群众的联系，科学管理学校完成学校交给的各项工作而积极、主动地开展工作。

●学校招生办公室工作职责

1、做好招生宣传工作。每年更新招生宣传资料，编印或制作招生简单、问题解答小册子、海报、录像带、VCD等文字、图片、音像资料；在报纸上刊登招生信息、资料；在电台、电视台作招生专题节目，召开记者招待会；深入有关中学进行招生宣传演讲、咨询活动；接待各中学、教育团体的参观访问。

2、制订招生计划、招生政策及有关规定，经校招生领导小组讨论并上报国家教育部审批执行。同时按省招生委员会要求做好报批工作。

3、做好每年的外招招生工作命题、审题、印刷、装订、分卷、发送等工作，组织招生报各、考试、评卷、划定录取分数线和录取工作。

4、组织初中生的录取工作。确定的录取工作人员需经校招生委员会审批。

5、整理新生档案移交学生处，打印新生录取名册。必要时上报县招生办备案。

7、配合教务处、学生处、保卫处等部门，做好迎新工作、学籍管理、户籍管理及入学后追踪调查工作。

8、做好一年一度的招生总结工作。

9、充分利用现代化管理手段，运用计算机和网络对招生工作实行科学化管理。

10、做好校领导交代的其他有关招生工作。

●学校公章使用规定

使用公章，党和政府历来要求严肃缜密。总结以往经验，为堵塞漏洞、方便工作，根据上级的有关要求，经校长办公会议研究同意，对学校公章的作用作如下规定：

1、学校教务处等办学部门，发给学员毕业证、结业证加盖教务印章的，要向保密室提供一份在部门领导和分管校长审核签字的，有毕业、结业人员名单（包括班别、姓名、性别、原工作单位）的材料，以作盖章的凭据和档案资料。

盖章时，请办学部门视数量的多少派一至二名工作人员到保密室，在保密员的监督下把章盖完。不得将印章携离或借出保密室。

2、由部门经办，以学校名义向上发出的请示报告、通知、汇报、经验交流材料等，由部门办事人员填登《 学校 学字 号》表。在其“签发栏”内，要有分管校长的签字方能打印。文件打印好后，凭此表到保密室盖章。

3、我校的毕业生、肄业生要求本校开具学历证明出国的，要遵守以下规定：

（1）申请人必须是本校的历届毕业生、肄业生、在读生。非本校培训的人员，不开具出国学历证明。

（2）申请人必须持有原单位同意申请出国证明及毕业证、肄业证或在读的学员证等有效证件。

（3）申请人按如下程序办理申请：

①申请人持上述有效证件同本校办公室联系，经验准证件后，发给统一负责制的表格。

②申请人持表格及有效证件，请有关办学部门干部和领导，就表现栏规定的内容填写审核提供证明。

③要将证明翻译成外文的，由办公室委托本校外文教师翻译，教师须在译文上签名，以示负责。

④报分管领导审批后，由保密室加盖公章。并将原件复印一份存查。

（4）每开具签证一份出国学历证明，收取50元劳务费（含译文费），由办公室开出收据。

4、日常报表、通知等需要加盖学校公章上报的，要填单，经部门主管领导签字后到保密室加盖公章。

5、各部门对外联系工作介绍信，需填单，经部门主管领导签字。凡涉及到钱、物的介绍信，须经分管校长的批准。

6、教职员工开具到省外的因公出差证明要有相应的批文。全脱产大专班学员，要盖学校公章取款、取包裹等本人必须出具学生证和身份证。学员在学习期间，要开具买飞机票或出差证明的，须按学籍管理规定，视请假时间长短，经教务处送分管校长批准。

7、各部门公章、印章，应按使用规定加强保管，正确合理使用，防止各种疏漏。

8、此规定自２００９年９月１日起执行。

●学校组织机构设置制度

1、为有效地进行教育活动，学校需要设置一定的机构，合理分工，协调行动。

2、在设置机构时，要明确如何沟通信息，如何协调关系，以便在统一指挥下灵活运转，发挥管理交通，防止各自为政，互相扯皮的现象发生。

3、设置机构，必须明确机构及其负责人的权力。

4、机构设置要精干，讲求效率，避免人浮于事。

5、设置机构要从学校实际出发，因校制宜，不要强求一律。

●学校规章制度的制定与实施制度

1、制定规章制度的要求

（1）有明确的目的

学校制定任何规章制度，首先要根据教育方针政策的要求服务于教育人、培养人、调动人的主动性与积极性这个目的。在制定规章制度过程中，要发动有关人员进行讨论，统一认识，使规章制度有可靠的思想基础。

（2）从实际出发

规章制度是要具体执行的，因此必须强调从实际出发：一是顾及对象的年龄牲、认识水平，符合其身心发展的规律；二是力求符合学校的历史传统与目前的发展状况，使规章制度提出的要求和措施恰如共分，切实可行。

（3）有相对的稳定性

学校是不断发展与相对稳定的统一体。随着形势发展的要求、变化进行改革，是不断进步的标志，但由于教育的同期性长，要求教学秩序相对稳定，不能朝令夕改。

（4）完整、简约

学校各项规章制度要尽可能逐步完善，各项规章制度要配套；从每一项规章制度来说，内容要求简约，触及主要问题，所列条文要简明扼要，便于掌握记忆。

（5）群众参与

制定规章制度，不能由个别领导或部门闭门造车，要走群众路线。要发动有关人员和学生民主讨论，集思广益，使内容能体现群众意愿，取得群众的认同，使规章制度建立在群众自学遵守的基础上，增强规章制度的有效性。

2、规章制度的贯彻

学校领导必须以坚定的决心，引导师生员工认真贯彻执行规章制度，发挥它应有的积极作用。

（1）广泛宣传教育

学校要通过各种形式、多种渠道，向师生员工进行规章制度的宣传教育，计明规章制度的目的、意义和行动要求，使师生员工增强是非观念和自我控制的能力，养成自觉遵守规章制度的习惯。同时，通过广泛宣传教育，在学校中形成强有力的集体舆论，从而帮助大家提高认识水平，提高维护规章制度的责任感，形成群众相互监督，共同遵守的气氛。

（2）坚持反复训练

执行规章制度的理想状态，应该是成员养成时时处处自觉遵规守纪的习惯。因此，要经常教育，反复训练，反复实践。

（3）严格地检查督促

规章制度有它的严肃性。学校领导必须经常了解成员对规章制度的认识和评价，检查规章制度的执行情况，对模范执行规章制度的人和事，要及时表扬激励；对违反规章制度的，要给予批语和处分。

（4）领导和教师要带头执行规章制度，给学生做出榜样，起潜移默化的作用。

●文件收发制度

1、学校的文件由办公室负责起草和审核，学校校长签发；学校各部门的文件由各部门负责起草，校长办公室审核，校长签发。

2、文件签发后，送办公室统一安排打印，打印后送回起草部门核对，校对无误方能复印、盖章。

3、文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。

4、属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

5、文件统一由校长办公室负责发送。发送人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件应由专人按核定的范围报送。

6、外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接、件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后及时报送。

7、传阅文件由办公室专人负责收回，对领导批示的文件，办公室应及时组织传达和落实。

●学校信息处理制度

为了搞好学校信息的处理，在信息处理过程中必须注意以下几点：

1、及时

就是对信息必须以最快的速度进行处理：一是要求信息管理人员适时地记录、惧出现的各种信息；二是要求以最快的速度加工和传递给各有关部门。

2、真实

即信息要如实反映客观情况。信息管理人员在惧过程中必须保证信息的真实性和可靠性，在加工过程中必须防止和减少各种外界干扰，保证信息不失真。

3、适用

指信息的处理必须适合学校管理的需要，便于利用。在惧阶段，信息必须完整；在加工阶段，必须根据管理的需要进行分类整理，住处必须完整，在加工阶段，必须适应本校的要求和情况，寻找相适应的高效的媒介手段；在存贮方面，做好分类、登记、编码、归档，以便于今后查询利用。

4、经济

经济的要求包括两个方面：一是要求以最低的费用获得更有价值和效用的信息；二是要求以最低的费用获得更有价值和效用的信息。

●学校会议制度

1、家长会议：每学期按年级定期召开1-2次家长会议，招待学校工作，听取家长对学校的意见，接受社会监督，密切家长与学校联系。

2、教职员工大会：由工会主席主持，教职员工代表参加。讨论校长工作报告，对学校工作提出合理化建议，并通过教职员工大会作出决议。

3、群众代表会议：由书记召集，校领导参加。向各民主党派人士及部分教师征求意见，畅谈学校大事。

4、中队辅导员会议：每月召开一次，由大队辅导员召集，学习、讨论、总结、通报各中队开展活动的情况，每学期进行一次“少先队工作方法及理论”的辅导报告。

5、班主任会议：每月召开一次，由教导主任召集，天空指导工作，听取意见，布置任务，提出要求。期末由主管校长主持召开一次班主任工作总结会议，交流经验，评选先进。

6、教研组长会议：由主管副校长或教研主任召集。每月一次，汇报年级教学研究情况，交流教学经验，落实教改实验项目，讨论教学中出现的问题。

7、年级组长会议：由校长或副校长主持，每月一次。汇报年级级教师的思想、教学、协作等方面的情况，交流年级管理经验，布置年级工作。

8、党团员会议：由党、团支部书记主持，每周召开一次。学习时事政策，研究组织内的各项工作，提高自身素质，充分发挥骨干作用，直到领导与群众的桥梁和纽带作用。

9、校务会议：每周五上午召开，由校长主持，学校党、政、工、团、队、后勤负责人参加。总结本周学校工作，讨论、决定下周工作，解决本周学校具体问题。

10、行政办公会议：每周至少召开一次研究行政工作的会议，由校长主持。学校校级领导参加，支部书记列席会议。

11、党政工团联席会议：由书记或校长主持，第月末举行一次。学校党、政、团、队、后勤各负责人参加。必要时，可请有关教研组长或班主任参加，征求意见，研究学校重要问题。

●学校周会制度

1、校周会由校长或副校长主持，各职能科室负责人、教研组组长及各年级组长参加，每周召开一次，一般在周五下午进行。

2、周会由校长办公室协助校长做好各项准备工作。

3、校周会各职能科室负责人、教研组长、年级组长都要总结本周工作，积极以言。

4、校周会会议主持人，要总结各部门工作，安排布置下周任务。

●会议布置管理制度

1、实施会议布置前必须考虑周祥，确定方案，构图，并制定出每个操作步骤。

2、根据布置任务确定执行人员，并做好明确的分工。

3、操作前必须按实施方案备好花卉、

材料方可动工，操作时务必速度快、动作利落。

4、会议现场要做好保护清洁工作，地毯、大理石面应铺布作保护，维护好现场。

5、会议现场要统一行动、统一指挥。超重作业要切实注意安全。

6、根据有关部门的宴会、会议通知单，按时、按规格做好绿化花卉布置。

7、绿化布置图示整齐、美观，植物干净、无尘、无虫口、无黄叶，花盆摆放得体，台面插花要求卫生清洁、色彩鲜艳、徒刑端庄。

8、现场布置使用的一切车辆、工具，必须洗净抹干水，操作时要轻声，轻拿、轻放、注意礼让客人。

9、布置完毕应清理好现场，再重新清理、喷水一次，然后，征求验收意见。

●招生工作管理制度

招生是学校整个工作中的一件大事，政策性很强，涉及的面广，招生工作的好坏，不但直接影响学生的素质，而且也可能影响社会的安定团结，是一项十分重要的工作。因此，学校在招生时，要做好如下工作：

1、做好调查研究工作。小学是变及教育，每年招生前必须深入学校所辖地区对未入学的学龄儿童进行摸底登记。除无学习能力者外，都要劝其入学。中学也要在招生考试前对所辖范围的小学毕业生和初中毕业生进行一定的了解，做到心中有数，为招生考试做好准备。

2、根据教学大纲和教材做好命题工作和试题的保密工作。这两项工作，是招生工作的关键，它对招生工作的好坏起决定作用。学校校长要亲自抓起来。

3、根据上级教育行政部门的有关规定做好考场布置，考试安排，试卷评阅以及体检、录取工作。

4、做好新生的入学教育工作。新生注册后，要对新生进行入学教育，使他们了解学校的校史、校风、校规、校纪，以尽快地适应新的环境。

●班组编排制度

编班是是招生工作以后，开始新的教学以前的一项重要工作。认真做好编班工作，对于迅速形成良好的班集体，树立良好的班风、校风，具有重要意义。编班时一般要注意以下几点：

1、注意年龄的大小的搭配。

平行班的学生在年龄上应该基本相同，超龄或年幼的学生应平均分配到各平行班。

2、注意学习成绩好坏的搭配。

一般应把知识水平和思想品德表现不同的学生，平均编入平行班。对一些有特长的学生也要平均分配。

3、注意学生干部的搭配。

如班长、大队长、中队长、学习委员、文娱委员、体育委员等要尽可能平均分配。

4、各班人数基本相等，男女比例恰当。

这样平行班条件相当。既有利于班主任和任课教师开展工作竞赛，也便于学校对班主任和教师工作的考核。

5、班级一经编定，就应保持相对稳定。

学生、班主任、任课教师，一般不宜变动，以利于稳定教学秩序，养成良好的班风，形成融洽的师生关系。

●学校公关活动基本制度

1、讲求真实。学校公共关系要通过信息传播塑造良好的形象创设最佳教育环境，因此，信息的真实就成为学校实施公共关系活动的基本前提。真实，一是要讲真话，以事实真相为基础，如实反映各方面公众的意见，对学校的善和形象作客观的宣传。二是要真诚，在沟通信息时，对任何公众都真心相待，坦诚相见，既不厚此，也不薄彼。

2、信誉第一。信誉是指食用和名誉，它是学校的生命。学校的信誉是在与社会公众的各种效中形成的，它不仅是学校管理质量的反映，也是学校作为社会成员发行社会责任的标志。一所学校要在竞争中立于不败这地，必须建立、良好的信誉。良好的信誉，有利于学校广结良缘，广交朋友；有利于学校争取社会各界的理解支持和合作，从而使学校工作进入良性循环的螺旋上升状态。

3、全员参与。它是指学校全体成员都应具有公关意识，都自觉按照学校公共关系的要求去做。遵循这一准则，学校在实施公共关系时，要帮助全体师生员工树立主人翁意识，使全心全意清楚地认识悠悠形象是学校形象的缩影，个人的行为可直接影响学校在社会公众中的形象。因此，要自觉地用自己的一言一行、一举一动去维护学校的良好形象。

4、互利互惠。学校公共关系是以一定的利益为基础的。一所学校的的公众均是对学校的目标和发展具有一定利益影响的个人、群体和组织。这种带有一定利益性的双方关系，特别强调平等相待，互利互惠。

5、长期持久。学校与华人之间的良好关系，不是一朝一夕就能建立的，即使建立起来，也不需要时时加以维护、调整和发展因此，它不仅需要学校全体成员的共同努力，而且要求这种努力必须是长期的、持久的，急功近得是学校公共关系的大忌，遵循这一准则，学校实施公共关系要有严密的计划，要连续而有节奏。开展系列公关活动，既跟上学校的发展，又适应公众的要求。

●学校公共关系目标管理制度

1、建立学校组织和管理者个人的良好形象，创造学校良好的社会环境。

2、在形象上要通过公共关系工作，在公众中建立起学校组织和学校各级管理者、师生员工的良好形象，不断提高学校在公众心目中的美誉度。

3、在关系上要千方百计谋求和社会各界的联系，广交朋友，建立长久的互助合作关系。

4、通过公共关系活动和良好公共关系的建立，既要创建有利于学校进行工作质量和产品质量创造的良好社会环境，又要使学校获得社会各界的物质、能源、信息经费的支持。

●学校高层管理者对外交往礼仪制度

1、学校高层管理者要增强公关意识，包括声誉观念、公众观念、社会责任感、沟通意识、合作愿望、整体意识、团队意识、未来意识、服务意识等，提高开展公共关系活动的自觉性。

2、要注意自身的衣着和仪表，做到和自己学校高层管理者的职业身份以及个人生理自然特性相适应，并与交往时的环境和气氛相协调，以充分发挥衣着、仪表的社会心理功能。

3、要塑造自己健康的、鲜明的个性和独特的风格，在谈吐、表情、动作、风度以及办事作风等方面要给公众留下深刻的印象。

4、高层管理者要有广博的知识，精辟的见解，卓越的才干，超人的能力，在次处事中能给公众一个极为良好的形象，这种真才实学是学校高层管理者美好形象最核心的因素。

5、在与公众相处中，以诚相见，襟怀坦荡，与人为善，并要信守诺言，言行一致，严守时间，给公众以良好印象。

6、要善于控制感情，即一方面要自学控制感情，不凭一时意气有事，防止自己形象的受损；另一方面要自觉运用自己的丰富感情去感染公众，弥合缺口，最终从思想深处赢得对方，树立理想的形象。

●公关媒介利用制度

1、学校高层管理者要善于利用电视、广播、报纸、杂志、录音、录像等媒介传播信息，沟通公共关系，建立学校良好形象。

2、要善于协调媒介关系。直辖市媒介关系关系到学校自下而上与发展的大事。要协调好媒介关系，必须正确认识新闻界公众是一种具有双重身份的特殊公众，它既是传播信息，实现学校公共关系目标的基本媒介，又是建立良好学校形象的特殊公众，因为学校良好形象在公众中树立，首先就要在新闻界公众心目中有一个良好形象。

4、必须组织专（兼）职公关工作者向新闻媒介提供有新闻价值的信息、资料，支持新闻界公众的工作，这是协调与密切媒介关系的根本。

5、要开展同新闻界公众的社交活动。

6、要了解新闻界人士的职业尊严和职业特点，向他们提供真实情况，发展真诚的长期合作。

●校外监督员会议制度

1、校处监督员会议每学期召开一次。

2、由校办负责安排，校领导和有关职能科室、教导外负责人参加。

3、会议内容：通报学校工作和发展建设情况，征求对学校工作的意见和建设。

4、要认真研究提出的意见建议，凡能办到的尽快落实，一时不能解决的，要做好解释，取得谅解。

5、校办、各职能科室分别做好会议记录，年终归档。

●学校外事协调工作委员会工作规程

为切实加强外事工作的统一领导，进一步规范协调跨部门的涉外业务，根据分口管理，明确职责的原则特制定本工作职责。

第一条 外事协调委员会的组成

主任：校长

副主任：分管外事工作的副校长

委员：外事处、人事处、组织部、教务处、学生处、科研处、研究生部、保卫处、财务处负责人。

秘书：外事处负责人（兼）

第二条 外事协调委员会的职能

在外事工作原有的分工的基础上，对跨部门的外事业务进行规范协调。

1、明确各部门的涉外工作，保障全校外事工作的整体衔接，检查各部门的工作质量和效率。

2、讨论、处理重大涉及外事件。

3、制定有关外事规章制度。

4、确定种类出国人选。

5、分配、下达短期科技项目专家的指标，检查聘请短期项目专家的效益。

第三条 各有关单位的分工

1、校际交流教师的选拔、派出和管理。

（1）外事处负责与交流学校协商次年教师的名额，于12月10日前将交流学校所需交换教师的人数、专业方向及有关要求通知人事处。

（2）人事外负责制定校际交流人选的选拔程序和标准，并组织有关考试。于每年1月份（寒假前1周）将当年的校际交流人选提交外事协调委员会议论。

（3）协调委员会于寒假前确定交流教师名单。

（4）外事处在寒假期间将确定的交流教师资料报在关学校，向对方索要邀请信及签证表，并保证在4月15日前将邀请信和签证表交人事处。

（5）人事外在6月1日前为际交流人员办妥有关申请手续并取得出国批件交保卫处办理护照。

（6）保卫处在7月15日前为交流教师为妥护照。

（7）有关交流箸珠各项管理条例由人事处制定并实施。

2、交换学生的选拔、派出和管理

（1）外事处负责与交流学校商定次年交换学生的名额，于12月10日前将交流学校所需学生的人数、专业方向及有关要求通知学生处。

（2）人事处负责制定校际交流人选的选拔程序和标准，接受学生报名并负责审查资格。

（3）教务外负责对具有资格的学生进行英语考试，将成绩交学生处。

（4）学生处于每年1月份（寒假前1周）将当年的校际交流学生人选提交外事协调委员会讨论。

（5）协调委员会于寒假前确定交流学生名单。

（6）外事处在寒假期间将确定的交流学生资料报有关学校，向对方索取录取通知书。

（7）学生处协助学生完成校内出国留学手续及申请护照的必要文件。

（8）保卫处在7月15日前为交换学生办妥护照。

（9）有关交换学生的各项管理条例由学生处制定并组织实施。

3、校际交流学校学生的管理

随着校际交流日益扩大，由交流学校送到本校的学生势必逐年增加，能否做好这类学生的管理工作是保持和发展校好坏交流的关键，对这类学生的管理，学生处和有关校系必须切实承担如下责任：

（1）做好交换生到校的接待工作，使他们尽快熟悉新环境和了解有关规章制度。

（2）指定专人做这类学生的联系人，做到有问题及时解决。

（3）与交流学校建立直接联系，定期汇报学生的学习、生活情况。

（4）学生处和外事处定期检查校系对这类学生的管理状况，做到下情上达，上情下达，协助校系解决问题。

（5）学生外负责办理有关来华居留手续。

4、合作为学项目的具体实施由校系负责

一旦学校确定合作办学的校系，该校系应积极履行协议，确保办学质量并随时接受外事协调委员会的检查。

●档案室职责范围

1、综合档案室集中管理全校的文书档案及其他永久保存档案。

2、种类档案室集中管理各类的文书档案及其他永久保存档案。

3、积极提供利用档案，为学校领导和各处室工作服务。

4、按规定的时间和要求将应属于区级档案馆保存的档案，向区档案馆移交。

● 学生入学和报到注册管理制度

1、 目的：

制定本制度的目的是为了保证新生质量，加强对学生入校报道注册时的服务并使之管理有序。

2、 使用范围

本制度使用于新生入学注册和新学期开学时学生的报道注册工作。

3、 职责

⑴录取牺牲名册和学生档案由教务处负责进行编班、应查新生入学资格，以及负责学生和家长的咨询工作。

⑵教务处对学生进行编班，安排班主任。

⑶各班主任负责学生入学，报道注册并发放《学生素质报告单》。

⑷校长办公室负责书写和设置标识标牌和欢迎横幅等宣传工作。

⑸总务处负责新生的食宿安排和报道注册现场的额桌椅布置。

⑹校财务室负责入学和报道学生的收费工作。

⑺校医务室负责新生的身体检查工作。

⑻主管副校长负责入学、报道现场的协调工作和审定新生入学资格。

4、 工作程序

⑴教务处认真核对新生名单和学生档案。

⑵教务处对新生进行编班，同时安排班主任名单。

⑶总务处接到教务处编班安排表后应及时安排学生宿舍，并将《学生住宿花名册》反馈给教务处。

⑷在入学、报道注册时，由总务处负责设置入学、报道注册现场的桌椅。

⑸校长办公室负责在入学、报道注册的现场悬挂横幅或标牌，并负责设置指路和各接待点名称的标识标牌，负责迎新生的人员安排。

⑹教务处负责在现场设置、公布学生分班和班主任名单。

⑺各班主任对到本班级入学的学生进行注册登记，发放学生手册以及对新生入学时的指导。

⑻校财务室按规定标准办理收费事项，并开具《收费凭证》。

⑼各班主任凭学校的《收费凭证》带领学生到仓库领取床上用品和生活用品，并安置好宿舍和介绍其他生活、学习情况。

⑽主管副校长负责入学、报道注册现场的协调工作。

⑾新生入学后，由教务处对其报考录取条件进行复查，如有不符合标准者，申报给主管副校长。

⑿新生入学后，由校医务室复查学生身体健康状况，如有不符合者，由校医务室申报给主管副校长处理。

⒀惊过各方面复查合格的新生，按《学生学籍管理控制程序》建立档案。

⒁对以上不符合条件的新生，由主管副校长审批后，报校长进行处理。

● 学生保护制度

1、 学校应当全面贯彻国家的教育方针，对未成年学生进行德育、智育、体育、美育、劳动教育

以及社会生活指导和青春期教育。

2、 学校一贯党关心、爱护学生；应当对品德有缺点、学习有困难的学生进行耐心教育、帮助，

不得歧视。

3、 学校应当尊重未成年学生的受教育权，不得随意开除未成年学生。

4、 学校的教职员工应当尊重未成年人的人格尊严，不得对未成年学生和儿童实施体罚、变相体

罚或者其他侮辱人格尊严的行为。

5、 学校不得使用未成年学生在危及人身安全、健康的校舍和其他教育教学设施中活动。

6、 任何组织和个人不得扰乱教学秩序，不得侵占、破坏学校的场地、房屋和设备。

7、 安排未成年学生和儿童参加聚会、文化娱乐、社会实践等集体活动，应当有利于未成年人的

健康成长，防止发生人参安全事故。

8、 按照国家有关规定在学校接受义务教育的未成年人，学校应当对其进行思想教育、文化教育、

劳动技术教育和实践活动能力教育。

●专职档案员的岗位责任制

1.认真学习贯彻《档案法》，热爱本职工作，忠于职守，不断提高政治素质和业务水平。 2.负责本单位各部门兼职档案员的业务培训和档案业务指导及监督。

3.负责学校档案管理工作，即归档、移交、借阅、销毁工作，抓好一年一度各部门的立卷归档工作，把好案卷质量关。

4.主动向主管领导汇报档案工作情况，定期召开档案工作会议，研究提高和改进档案工作。

5.积极开展档案利用工作，为领导决策和各处室服务。

6.积极开发档案信息资源。

●兼职档案员岗位责任制

1.学习《档案法》及《实施办法》，增强档案意识，认真做好档案工作。

2.负责本部门归档文件材料收集、保管、整理、立卷和移交工作，做到齐全完整。

3.每年在规定时间（教学教务11月初；其余为次年2月中）完成上一年度的归档、立卷工作，在规定时间（教学教务11月中；其余2月底）向学校档案室移交全部档案。

4.文书档案要把好质量关，严禁使用铅笔、圆珠笔书写的材料立卷归案。

5.积极开展档案利用工作，为各项工作服务。

●校办工作人员工作制度

1.自觉遵守学校的一切规章制度，热爱本职工作，坚守工作岗位，服从安排，听从指挥。

2.不断提高自己的思想素质和业务水平，认真学习政治理论，刻苦钻研业务。

3.树立全心全意诶教职员工、为教学服务的思想，宣传贯彻党和国家的路线、方针、政策以及上级关于教育的文件精神，收集并及时向领导反映广大教职员工的意见和要求，维护教职员工的切身利益，切实做好调、职评等工作。

4.负责印发学校各种文件、资料，及时处理来文来函，并做好文件、资料的分类、整理及归档工作。

5.负责抽查全校教职员工的出勤情况。

6.负责做好学校会议的准备与服务工作。

7.管好学校电话，及时上传下达。

8.坚持节假日值班。

9.积极参与学校的对外宣传和联络工作。

10.热情接待来校检查和参观访问的人员。

11.保质保量地按时完成学校领导交办的其它各项任务。

●　会务管理制度

１、　由学校办公室负责承办校长办公会、校务会、教职员工代表大会及校领导委托承办的其他各类会议。

２、由教务处、总务处、各教研室、各年级等有关单位自己承办其他业务性会议。

３、校长办公室负责草拟下周会议活动安排表，报校长审定，于周末发至各有关科室。各有关科室根据此按时参加或组织会议，承办会议者负责会务。

４、校长召集的各种专题会议，由校长办公室秘书跟踪记录。

５、会务组织程序：

⑴按每周会议安排表准备好会议室。

⑵拟好会议议程， 开会前一天呈送会议主持人。

⑶通知到会领导，会前半小时加催。

⑷会议承办者提前半小时到达会议室（会场），按时清点到会人数，及时催请未到者。

６、做好会议记录。校长办公会、校务会及部分专题会议后，要整理会议纪要。纪要一般会后一日内完成印发。

７、由校办公室统一管理和安排使用学校会议室。当同时召开的会议较多时，校长办公室要做好协调工作。

●关于使用学校公章的规定

使用公章,党和政府历来要求严格缜密。总结以往经验，为堵塞漏洞，方便工作，根据市委，市府办公厅的有关要求，经校长办公会议研究同意，现对学校公章的使用作如下规定：

1 学校教务处、培训部，函授部等办学部门，发给学员的毕业证、审核签字的，有毕业、结业人员名单（包括班别、姓名、性别、原工作单位）的材料，以作盖章的凭据和档案资料。

盖章时，请办学部门视数量的多少派一至二名工作人员到保密室，在保管员的监督下把章盖完。不得将印章携离或借出保密室。

2 由部门经办，以学校名义向上发出的请示、通知、汇报、经验交流材料等，由部门办事人员填登《×××大学×学字×号》表。在其“签发栏”内,要有分管校长的签字方能打印。文件打印好后，凭此表到保密室盖章。

3 本校的毕业生、肄业生出国时要求学校开据学历证明的，要遵守以下规定：

申请人必须是本校的历届毕业生、肄业生、在读生。非本校培训的人员，不开具出国学历证明。

申请人必须持原有单位同意的申请出国证明及毕业证、肄业正或在读的学员证等有效证件。

申请人按如下程序办理申请：

申请人持上述有效证件同本校办公室联系，经验准证件后，发给统一印制的表格。

申请人持表格和有效证件，请有关办学部门的干部和领导，填写表格规定的内容，提供证明。

要将证明翻译成外文的，由办公室委托本校外文教师翻译，教师须在译文上签名，以示负责。

每开具，签证一份出国学历证明，收取50元劳务费（含译文费），由办公室开出收据。

4 日常表报、通知等需要加盖学校公章的，要填单，经部门主管领导签字后到保密室加盖公章。

5 各部门对联系工作介绍信需要加盖学校公章的，需填单，经部门主管领导签字。凡涉及钱、物的介绍信，须经分管校长的批准。

6 教职员工开具到省外的因公出差证明需要加盖公章学校公章的，要有相应的批文。全脱产大专班学员，要盖学校公章取款、取包裹的，必须出具学生证和身份证。学员在学习期间，要开具出差证明的，须按学籍管理规定，视请假时间长短，经系（部）或教务处送分管校长批准。

7 各部门公章、印章，应按使用规定加强保管，正确合理使用，防止各种疏漏。

8 此规定自××××年×月×日期执行。

●电话管理制度

1 学校的电话,主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用,不提倡员工在学校内打私人电话。

2 员工打电话,用语应尽量简洁、明确,以减少通话时间。

3 接听外线电话的标准用语为：“您好,××学校！”当告知分机电话时,说：“请稍等！”如分机占线,说“电话占线,请稍候再打！”接听内线电话的用语为：“您好,××学校！”其他内容视情回答,总的要求是规范、简洁、礼貌。

4 有外线电话的部门不得到总台挂长途电话。行政、管理部门因工作需要挂长途电话的,需亲自填写长途电话申请单,注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。负责人不在的,应由主管领导签字同意，部门负责人及主管领导均不在，又确需挂长途电话的，通过有关领导同意可先行挂拨，但事后一定要在三日内补办审批手续，逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由通话人双倍负担。

5 总机人员不遵守学校规定，帮他人挂长途电话的，除电话费由其负责外，每发现一次罚款50元。屡教不改的视情节给予扣发奖金直至辞退处理。

● 学校大事记记载制度

1 为便于系统地查考学校在各个历史阶段的发展情况，应结合日常工作者，记载和保存学校各方面大的活动和重要事项的资料。

2 记载的内容：

（1）党委和学校行政的命令、指示、计划、决议、措施，会议及重点教师的任免和调动。

（2）工作方面的重大改革和重要措施的制度，重要会议活动以及其他重要事项。

（3）科研工作的重大进展、发明、创造及重大教学革新成果。

（4）学校基本建设校大工程的施工、竣工日期及其建筑面积和经费使用情况。

（5）购置重要教学仪器设备和物资器材及总务工作方面的重大事项。

（6）领导体制与组织机构的变动及重要管理制度的改革。

（7）参加全国、全省、全市性的集会、活动（包括业务性集会和活动），以及参与发表各种声明等活动。

（8）学校参加全国、省市性表彰大会及获奖情况。

（9）学校教师参加全国、省市性表彰大会及获奖情况。

（10）外宾或其他校外单位来校参观和本校外出参观的有关事项。

（11）党、团、工会的重要活动。

（12）其他重要事项。

3 有校办负责主持大事记工作，各职能部门每月将本部门工作范围内的大事记载报校办汇总，集中整理后立卷归档。

●接待外宾有关规定

1 接待国内客人的一般性参观，事先必须与接待室联系，同意后方可安排。

2 学校一般不接待听课、座谈。如有特殊情况。必须经主管校长同意。

3 为了不扰乱正常教学秩序，来宾参观一般不进教学楼。

4 新闻单位、电影制片厂要求来学校内拍景、采访，必须由接待室出面协调、接待，各部门不得自行安排。

● 学校离退休工作部门工作职责

离退休工作处（料）工作职责

1 认真贯彻落实党中央、国务院和上级党委有关老干部工作的方针、政策，并结合学校的实际情况，制定具体实施方案，切实做好政治生活待遇的落实。

2 积极支持离退休干部党总支做好离退休干部的政治思想工作，组织政治理论学习，阅读文件，听重要报告，参加有关会议和政治:活动；宣传老干部的历史地位、作用和贡献，表扬离退休干部中的好人好事，弘扬中华民族尊老、敬老的传统美德。

3 按照中央对老干部“生活待遇略为从优”精神，协助有关职能部门做好离退休人员的医疗、保健、用车、住房和共享改革成果等有关的生活待遇问题。

4 积极支持和知道离退休协会、老年体协的工作，围绕“五老方针”组织离退休人员开展各项有益社会和身心健康的活动，发挥群众组织作用，共同做好离退休干部工作。

5 认真做好重大节日走访、慰问老干部的工作，了解他们的健康、学习和生活情况，加强有关职能部门的联系，尽可能解决他们的实际问题。

6 发挥离退休干部的专长和优势，组织好离退休干部为社会和学校承办力所能及的工作，继续发挥老有所为的作用。

7 根据学校的有关规定，安排和制定离退休干部公用经费的预算和决算；严格遵守学校财经制度，管好，用好公用经费。

8．协助人事，组织部门和离退休干部工作单位，处理好离退休干部的丧事和持抚恤工作。

9．完成学校领导交办的其他有关工作。

● 档案保管制度

档案材料是党和国家的宝贵财富。为了做好保管工作，防止档案的损坏，处长档案的寿命，维护档案的的安全，特制定以下制度。

1．档案室的档案、资料要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号，柜子要排列有序。

2． 档案室的库房要坚固，并有放火，防盗，防潮，防光，防鼠，防虫，防高温等设施，要定期检查档案保管情况，对破损或字迹褪色的档案要严密保管。

3.库房内各类电器要保险可靠，下班时要关闭电闸。库内严禁吸烟。

4.档案管理人员调阅，搬运档案资料时要轻拿轻放，严禁揉搓，挤塞或撕裂档案资料，以减少档案的机械磨损。

5.建立和完善全宗卷，并做好档案的改进，移交，利用等日常登记，统计工作。

6.要提高警惕，做好保卫保密工作，严防任何盗窃和破坏档案资料的事件发生。

●档案保密制度

档案工作人员必须具备很强的保密观念，认真执行《保密法》和《保密守则》，严守党和国家的机密，保证档案的绝对安全。

档案库房门窗要坚固，保管设备要符合保密要求。

根据上级有关规定，进行档案密级的调整和划分。利用未开放的档案，必须履行借阅利用的审批手续。

严格遵守档案的销毁审批制度，销毁档案时要专人负责，并在指定地点销毁。

经常对干部，职工进行保密教育，不断增强保密观念，组织有关人员定期进行保密工作检查。

档案立卷归档制度

凡记录反映本校职能活动情况，具有日后查考利用价值的各种文字，图表，材料，均列为归大方范围。

各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷，经档案室检查后，再编排页码，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。

要严肃认真的地编号，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。

凡立卷材料必须纸质优良、规格统一、书写规范、字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。不符合要求的要返工重制。

每年6月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。

● 档案借阅制度

档案室要积极主动地开展档案资料的提供利用工作，同时严格借阅手续，保证室藏档案的绝对安全。

2．借阅者查阅档案要在档案室或办公室进行。档案一般不外借，需要外借的档案要限期归还，外单位借阅档案须持单位介绍信。

3.借阅者要爱护档案，不准在档案资料上加注，勾画，涂改，折叠，不得抽折文件，如发现上述情况，要按《档案法》的规定追究责任。

4.借阅者未经档案室人员允许，对查阅的档案资料不得擅自摘录，拍照，复制等，凡经允许摘录，复制的资料，必须经档案人员审查和核对。

5.严禁借阅者在档案室吸烟。

●实物档案归档制度

1. 归档要求

本单位和各处室荣获的区级以上的奖章，奖杯，证书，奖状等奖品；本单位接受校内和外单位赠送的礼品，字画，牌匾等物品，不得自行保管，应由学校综合档案室统一归档，登记，编目。档案室每年统一登记立卷，归档，保存。

2. 各处室接到各级单位奖给学校的实物后，应随时到学校档案室办理登记手续，填写礼品登记表，每年2月底以前移交学校档案室。

3. 保管期限

（1） 市区级以上领导和知名人士给单位的题词，赠画。（永久）

（2） 市级以上授予本单位的奖杯，奖旗，牌匾，荣誉证书。（永久）

（3） 本单位废止使用的公章。（永久）

（4） 取级授予本单位的奖杯，奖旗，牌匾，荣誉证书。（长期）

（5） 本带为和外单位赠送的礼品。（长期）

●档案鉴定销毁制度

1. 鉴定

（1） 根据本单位制定的《档案保管期限》，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。

（2） 档案的鉴定工作，应在单位主管负责人的领导下，由档案室和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。

（3） 鉴定小组按照鉴定标准，对已超过保管期限的档案材料进行鉴定，对确定无价值的档案材料，要编制销毁清册，并写出销毁报告，报单位领导审批。

2. 销毁

（1） 对确无保存价值的档案材料，又鉴定小组鉴定，经单位领导批准后，方可销毁。

（2） 销毁档案材料时，应由档案室和有关业务部门共同派人在指定地点监销。档案材料销毁后，监销人员应在销毁清册上签名并注明销毁的方式和日期。要在案卷目录上注明“已销毁”字样，并将批准销毁报告和销毁清册归入全宗卷内。

●档案统计制度

1. 要及时地对档案的收进，移出，整理，鉴定，保管，利用，销毁以及档案工作人员，机构，经费，库房，设备等情况进行登记，并每年进行认真统计，做好年报表。

2. 严格执行国家和系统内所规定的统计计量单位和报表格式，做到数字准确，字迹工整，不得涂改，使档案统计工作标准化。

3. 档案工作人员要加强档案统计工作的责任心和使命感，建立科学的档案统计工作制度。

4. 搞好档案统计分析，及时掌握档案和档案工作情况。

●档案库房管理制度

1. 将档案库房门窗关闭上锁。钥匙要专橱保管，不准随身携带。

2. 非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同。

3. 库房要配备好“六防”（放火，防盗，防潮，防虫，防尘，防强光），严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他无关物品。

4. 库房内橱具排列要整齐合理。

5. 保持档案室的清洁卫生。

6. 作好室内外温湿度记录，并及时除湿，降温。

●文书立卷归档制度

1 公文必须实行由文书部门或业务部门立卷的制度，这是提高案卷质量的一个重要措施，文书立卷归档工作，是文书处理工作的重要环节。文书人员必须认真做好。

2 本校党、政、工、团各职能科室均为立卷单位。

3、各立卷单位必须指定专人（兼职）负责本科室的立卷工作，各科室领导要加强对立卷工作的领导，将其纳入本部门工作范围。

4、凡本校在工作活动中形成的，具有保存价值的文件材料，均由立卷单位进行整理、立卷。各级领导人和承办人员办理完毕的文件材料，均应及时交有关部门整理立卷，不得私自保存立卷的文件材料。立郑人员应及时收集整理，防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承办手续不完备及其他不符合要求等情况，应补办齐全，保证文件材料准确、完整。

5、各部门立卷归档的文件材料以本部门形成的为主，与本部门工作有直接关系的上下级来文也需立卷，以保证归档材料的齐全、完整。本校党总支和行政形成的文件及上级来文分别由学校办公室立卷。

6、文书立卷归档的具体要求：

(1)、立卷前把本部门一年内形成的醅文件材料统一收集整理，核对清楚，以保证归档的文件材料齐全、完整。

(2)立卷归档的文件材料，应保持它们之间的内在联系，区分保存价值，分类整理立卷。

(3)、把文件按年分开，不同年度的文件，不能混在一起立卷，但一些特殊性文件，分年度时可采取以下作法：前一年形成的本年度工作计划和下一年形成的本年度总结，放在本年度文件内，长远规划放在所针对的开头一年；连续几年的工作总结放在所针对的最后一年；跨年度的文件归于结束的年代。

(4)、把文件按级别分开立卷，但上级对本校的批复、批转和本校对下级的批复、批转文件应在本校卷内，本鹇的文件材料在前，上、下级的文件材料在后；其余按上、下级文件分开立卷。

(5)、按内容分开立卷，把一个问题或一项工作、一次会议、一个案件所形成的文件材料作为有联系的一个整体立卷。

(6)、把文件按永久、长期、短期三种保管期限分开立卷。

(7)、卷内文件按一定的规律进行排列。其目的是保持文件之间的联系，使卷内文件系统化地反映问题。单一问题的文件按时间顺序排列。几个问题的文件按问题结合的时间顺序排列。一份文件正本在前，定稿在后；转发文件在前，来文在后；批复在前，请示在后；有请示虽无正式批复件，但用其他形式答复或有处理结果的，要承办人员或有关人员在请示件上加以注明。排列完毕的文件材料要拆去金属订物，在右上角用铅笔编写页号，如正反两面都有文字或图表的文件材料，两面都编页号，反面编在左上角并填写好卷内目录。

(8)、案卷标题要简明确切，正确地反映卷内文件主要内容，各立卷单位负责草拟所立案卷的标题，划定保管期限，由综合档案室统一填写。

(9)、各立卷单位应按各类档案的具体要求定期向综合档案室移交。文书档案在下一年6月底以前移交完毕，并履行移交手续。

7、为了保证案卷质量，综合档案室负责督促、体检和业务指导，协助各部门做好文书立卷工作。

●文书档案立卷说明

1 归档文件齐全、完整

各个部门工作中形成的文件材料，能够反映本单位全学年各项工作的完成情况。

2、组卷正确

（1）组卷方法是按【年度---组织机构】组卷。

（2）组卷以问题为主，同类问题组成一卷，专门问题可组专卷（如职评工作、调卷工作等）

（3）上级来文本与本单位形成的文件草料一般应分别组卷。

3、卷内文件排列清楚

卷内文件应按事情的来龙去脉有次序地排列，保证文件之间有条理、有联系。排列方法如下：

（1） 重要材料在前面，一般材料在后面。

（2） 按形成的时间顺序排列。

（3） 按问题排列。

（4） 同一问题的文件存本在钱，定稿在后；批复在前，请示在后；主件在前，附件在后；问文在前，复文在后；结论、决定在前，依据材料在后。

（5） 经过多次草稿形成的重要文件，最后定稿在前，其他几稿依次排列。

4、拆除针、钉，编写页号

（1）归档案卷应去掉金属物。

（2）编页号：左侧装订，编号在正面的右上角，背面的左上角；上边装订，编号在下边中间；折叠页码在外边；号码不要编在字迹上。

（3）如卷内只有一份文件，并已有页码，可不再编号。空白页不编号。

（4）立入卷内的便条、有价值的信封等，逐张编号。

5、卷内目录

卷内目录置于卷首，要求字迹清楚，逐件填写，作者和日期不详的 文件应尽量考证清楚，会议记录要写明会议时间、次数和议题。卷内目录一式两份，一封置于卷首，一封写成“全引目录”装订成册。

6、备考表

卷内需要说明的情况，应填写在备考表上，立卷人，检查人数要在表上签字，以示负责。

7、案卷封面（二封）

（1）案卷封面应用毛笔或钢笔书写，字迹要工整清晰。

（2）封面上第一空栏填写全宗名称。

（3）封面上端第二空栏内，填写组织机构（如校长、党总支、教学处等）或问题名称。

（4）封面内第三空栏内，填写案卷标题，拟写案卷标题，要能简明确切地反映案卷内容。一般应有文件的作者、问题、名称三部分组成（如×××中学有关调资问题的统计表）。

（5）封面第四、第五空栏内，起止时间、案卷内的页数、保管期限、案卷号均应填写清楚。

8、装订

卷内文件爱你有破损的要裱糊；装订线上有 文字的要镶边；大于一般公文纸的要折叠；小于公文纸的要裱糊；字迹已扩散的要复制；吧文件底边和装订所对侧面戳齐（左、下 齐）；用棉线三孔装订，线头结在背后，做到不掉页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

9、案卷编号

每本案卷编以个流水号，编在封面右下角卷号栏内。每个卷应统一编永久、长期、短期三个流水号。流水号中按部门顺序往下排

{如永久卷----党总支（会议记录2、×××3、×××）校长室（会议记录5、×××）}。

10、索引：必须有案卷目录、全引目录

案卷目录：能反映全宗共有多少卷，有哪些方面内容。

全引目录：能反映三个流水案卷内容的全部。

11、学校档案室应负责接收并统一管理本单位形成的全部档案。由各部门负责立卷，每年按时（教学、教务11月底，其余2月底）向学校档案室移交档案及全引目录。档案室于3月底之前将上一个学年度的档案卷收齐并编制案卷目录、全引目录。任何部门不得以任何借口向学校档案室归档。如本部门仍需使用，可在学校归档后，再行借阅。

各部门(如教学处、学生处等)在向学校档案室移交档案时应办理交接手续，填写案卷、目录一式两份，交接双方签字，一份由本部门保存，一份存档案室备查。分档案室要向主档案室报送全引目录。

●文书档案管理制度

根据文件材料归档要求，为管理好文书档案，使之更好地为学校各个方面服务，现制定文书档案管理暂行办法如下：

1 文书档案是综合反映学校各项工作的书面材料，对学校开展工作、制定计划起着重要作用，必须认真管理。

2 需要归档保存的文件材料种类，参照《各处室需要立卷归档范围及保管期限表》。

3 办公室收接上级来文，要办理登记手续，填写传阅单，按批示行文后，由有关业务部门办理归档、立卷，不交回办公室。

4 内部传阅文件，应履行登记手续，传阅文件的人对借阅的文件有保管责任，阅后应及时归还，防止泄密、丢失。领导传阅文件只许直线传阅，并在文件薄上签字，禁止不经文件管理单位登记横向传阅文件。

5 各部门兼职档案员负责收集整理本处室文件，并做好日常文件立卷管理工作。

6 领导外出参加会议时领取的文件，内容属于学校全面工作的，由档案室登记立案归档，并负责管理好。

7 各处室要在每年年末，将本处室需立卷的文件收集齐全立卷归档。

8 各部门借阅档案室案卷时，应办理调阅登记手续，用后及时送回档案室，不得私自拆卷。

9 学校和各处室召开的各种会议(具有保存价值的文件)一律填写会议记录表。会议内容必须用钢笔记录，并使用统一的公文用纸(留装订线)。

10 以学校名义向外发出的文件，需学校领导签发后方能打印、登记、留底、发出。各部门对发出的文件要登记，具有保存价值的材料要立卷归档。

11 各处室兼职档案员要按学校下发的归档范围将档案收集齐全、分类整理、立卷归档。要按要求填写卷内目录和全引目录，移交时将档案及全引目录一并交学校档案室。学校档案室定期召开各处室兼职档案员会议，布置新学年档案工作，下学年归档范围和移交档案的工作。

●接待人员岗位职责

接待来宾工作是一项政治性、政策性很强的工作，接待人员应有教高的政治、文化素质和良好的思想品质，兢兢业业地完成如下岗位职责：

1. 接受外宾参观应在外宾接待登记簿上认真记录有关要求，内容包括：活动时间、外宾国籍、主要外宾姓名、来宾人数、要求、目的、中介单位及通知单位的名称、联系人、电话。

2. 重要外宾、外国驻华使馆人员、外国记者及大型团体，必须先向主管校长汇报，然后请示区外事办公室。

3. 外宾要求讲演，进行社会调查，索要种子药品等，不能自行允诺，必须请示区外事办公室。

4. 对方要求建立友好学校，开展人员交流、授予对方荣誉称号等，接待者不要具体承诺，必须请示区外事办公室。

5. 接待外宾一般不打乱正常教学秩序，不要自行停课、调课。

6. 接待重要外宾，要提前制定接待方案，召开有关人员会议，具体落实接待细节。

7. 接待外宾，要提前通知各参观点，以便做好接待。

8. 接待外宾的主接待必须提前15分钟到接待地点，做到服装整洁、落落大方、表情自然诚恳、语言礼貌得体，注意内外有别，保守国家机密。

9. 如外宾自愿提出赠款、赠物，在了解对方背景，无附加条件的情况下可接受。

10. 外宾赠送礼品，要进行详细登记。

接待结束后，要在登记簿上做小结，发现问题及时上报。