会议管理制度　　一、会议组织　　（一）酒店级会议：酒店员工大会、酒店业务人员会以及各种代表大会，应报请办公室批准后，由各部门分别负责组织召开。　　（二）专业会议：即全酒店性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、安全工作会等），由分管副总经理批准，主管业务部门负责组织。　　（三）部门工作会：酒店各部门召开的工作会，由各部门主管决定召开并负责组织。　　（四）班组（小组）会：由各班组长决定并主持召开。　　（五）外单位在我酒店召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或业务会（如联营洽谈会等），一律由办公室受理安排，有关业务对口部门协助做好会务工作。　　二、会议安排　　（一）例会的安排　　为避免会议过多或重复，酒店正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。例行会议安排如下：　　1、技术会议　　（1）总经理办公会　　研究、部署行政工作，讨论决定酒店行政工作重大问题。　　（2）行政事务会　　总结评价当月经营工作情况，安排布置下月工作任务。　　（3）班组长以上经营管理大会（或酒店员工大会）　　总结上期（半年、全年）工作情况、部署本期（半年、新年）工作任务。　　（4）经营活动分析会　　汇报、分析酒店计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，指出失误，提出改进措施，不断提高酒店经济效益。　　（5）安全工作会（含治安、消防工作）汇报总结前期安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。　　（6）部门事务会　　检查、总结、布置工作。　　（7）班组会　　检查、总结、布置工作。　　（二）其他会议的安排　　凡涉及多个部门主管参加的各种会议，均须于会议召开前10天经分管副总经理批准后，由总经理办公室统一安排，方可召开。　　1、办公室每周六应将酒店例会和各种临时会议，统一平衡并编制会议计划，分发到酒店主要管理人员及有关服务人员。　　2、凡办公室已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请总经理办公室调整会议计划。未经办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。　　3、对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，办公室有权拒绝安排。　　4、对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，办公室有权安排合并召开。　　5、各部门会议的会期必须服从酒店统一安排，各部门小会不应与酒店例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。　　三、会议的准备　　（一）会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案，决议决定草案，落实会场，安排好座位，备好茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会者等）。　　（二）参加酒店办公例会的人员无特殊原因不能请假，如请假需经总经理批准。　　（三）有以下原因。副总经理以上的高层管理人员可提议临时或提前召开酒店办公例会：　　1、有重要事项需提交酒店办公例会讨论决定；　　2、各部门重要业务管理人员的录用及辞退。　　（四）《会议纪要》属酒店内部重要文件，具有一定范围的保密性，未经批准不得外传。　　（五）与会人员应知无不言、集思广义，一经会议决定之事，应按期完成。　　（六）与会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动，不得使用手机。　　会议管理规定　　一、酒店会议主要由办公例会、日常工作会议组成。　　二、例会中的最高级会议通常情况下每月至少召开一次，就一定时期工作事项做出研究和决策。会议由酒店总经理主持、参加人为酒店总经理、副总经理、各部门经理等领导。0　　三、酒店办公例会是为贯彻落实做出的决议、决定召开的会议。会议由总经理主持，参加人员为各部门负责人及有关人员。　　四、酒店办公例会由酒店办公室组织。办公室应于会前3天将会议的主要内容书面通知与会的全体人员，并在会后14小时内整理、发布《会议纪要》。　　（一）会议纪要的形成与签发：　　1、酒店办公例会会议纪要、决议，由办公室整理成文；　　2、办公室根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作；　　3、会议纪要和决议形成后，由与会的酒店领导成员签字确认；　　4、会议纪要发放前应填写《会议纪要发放审批单》，审批单内容包括纪要编号、发放范围、主管领导（或主持会议的领导）审批意见；　　5、会议纪要应有发文号，发放时应填写《文件签收记录表》，并由接收人签收；　　6、会议纪要应分类存档，并按重要程度确定保存期限。　　（二）会议纪要作为酒店的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参加会议的全体人员，以便对照核查落实。　　五、日常工作会议由会议召集者填写《会议申请单》，经主管副总经理批准方可召开，会议通知由办公室根据申请部门的要求发出。如会议需要撰写会议纪要，由会议召集部门撰写完毕后报有关人员及办公室。