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个人认为,新到一家公司,在还没有搞清楚状况之前,不要急着制定财务制度和流程。前两天一个朋友,上任了一家公司的销售总监,立刻大刀阔斧地改革,结果遭到了全体销售人员集体反对,最后一整套改革计划被迫搁置,改革也无法进行了。所以,在刚到一家公司的时候,需要一定的“预备期”。
作为财务,如果没有深入了解公司的经营和流程,没有了解过去的历史,没有了解公司的文化,做制定的制度很可能最后遭到各部门抵制而无法执行,所制定的流程很可能无法跟业务相匹配而被束之高阁。所以,前3-6个月,都可以用来了解情况,深入调查,并形成基本思路。
财务制度和流程的制定,涉及到几个层面,包括公司层面、管理层层面和财务部内部。
(1)在公司层面,一般涉及的事项范围较广,比如报销申请、借款申请、预付款申请等经常性事项,也有固定资产管理等非经常事项,也有涉及到某个部门的事项,比如应收款的管理流程、特殊的开票事项申请等等。
(2)在管理层层面,涉及到审批机制和与对预算的控制等方面,需要事先跟管理层做好讨论与沟通,便于后期可以取得管理层的支持。
(3)在财务部内部层面,要建立起内部工作的制度和流程。比如内部现金及银行存款的管理流程,公章的管理流程,内部岗位的设置,不相容岗位的分离等等。
没有一个政策是完美的,因此,需要做好政策颁布之前的准备和之后的持续修订工作。
(1) 在政策颁布之前,可以先跟各部门的领导进行沟通,并列明需要他们配合的地方,这样,在政策颁布之后,会更好地得到各部门的有效响应。
(2) 在政策颁布之时,安排多场次,有重点的培训。对于有子分公司或者外地办事处的,可以进行线上培训。要保证员工能够充分理解政策的要义。
(3) 在政策颁布之后,要定期进行修订。比如,随着组织架构的变动,之前的审批流程很可能需要进行调整。随着时间的推移,之前所指定的一些金额标准可能已经不合时宜,需要定期进行一些修订。
总的来说,财务政策的制定,不能闭门造车,也不能拿来主义,网上随便下个政策就往公司上面套,一定要结合企业的业务、规模、组织架构量身打造,并且没有一劳永逸,后期需要进行持续的完善和改进。